Administrative Assistant/Clerical

Karaniwang ginagawa ng mga kalihim at administrative assistant ang sumusunod:

• Sumagot ng mga telepono at tumanggap ng mga mensahe o maglipat ng mga tawag
• Mag-iskedyul ng mga appointment at i-update ang mga kalendaryo ng kaganapan
• Ayusin ang mga pagpupulong ng kawani
• Pangasiwaan ang mga papasok at papalabas na mail at mga fax
• Maghanda ng mga memo, invoice, o ulat
• I-edit ang mga dokumento
• Panatilihin ang mga database at mga sistema ng pag-file
• Magsagawa ng basic bookkeeping

Tinutulungan ng mga kalihim at administrative assistant ang isang organisasyon na tumakbo nang mahusay. Gumagamit sila ng computer software upang lumikha ng mga spreadsheet; pamahalaan ang mga database; at maghanda ng mga presentasyon, ulat, at dokumento. Maaari din silang makipag-ayos sa mga vendor, bumili ng mga supply, at pamahalaan ang mga stockroom o corporate library. Gumagamit din ang mga kalihim at administrative assistant ng videoconferencing at iba pang kagamitan sa opisina. Ang mga partikular na tungkulin sa trabaho ay nag-iiba ayon sa karanasan, titulo ng trabaho, at espesyalidad.

Ang mga sumusunod ay mga halimbawa ng mga uri ng mga sekretarya at katulong na pang-administratibo: 

Ang mga executive secretary at executive administrative assistant ay nagbibigay ng mataas na antas ng suporta para sa isang opisina at para sa mga nangungunang executive ng isang organisasyon. Madalas nilang pinangangasiwaan ang mga kumplikadong responsibilidad, tulad ng pagrepaso sa mga papasok na dokumento, pagsasagawa ng pananaliksik, at paghahanda ng mga ulat. Ang ilan ay nangangasiwa din sa mga kawani ng klerikal.

Ang mga legal na sekretarya at administrative assistant ay dapat may kaalaman sa legal na terminolohiya at mga pamamaraan. Naghahanda sila ng mga patawag, reklamo, mosyon, subpoena, at iba pang legal na dokumento sa ilalim ng pangangasiwa ng abogado o paralegal . Sinusuri din nila ang mga legal na journal at tumutulong sa legal na pananaliksik—halimbawa, sa pamamagitan ng pag-verify ng mga quote at pagsipi sa mga legal na brief.

Ang mga medical secretary at administrative assistant ay nagsasalin ng diktasyon at naghahanda ng mga ulat o artikulo para sa mga doktor o medikal na siyentipiko . Kumuha din sila ng mga simpleng medikal na kasaysayan ng mga pasyente, ayusin ang mga pasyente na ma-ospital, o iproseso ang mga pagbabayad sa insurance. Ang mga medikal na kalihim at mga katulong na pang-administratibo ay kailangang maging pamilyar sa mga terminolohiya at mga code ng medikal, mga rekord ng medikal, at mga pamamaraan sa ospital o laboratoryo.

Ang mga secretary at administrative assistant, maliban sa legal, medical, at executive ay bumubuo sa pinakamalaking subcategory ng mga secretary at administrative assistant. Pinangangasiwaan nila ang mga aktibidad na administratibo para sa mga opisina sa halos lahat ng sektor ng ekonomiya, kabilang ang mga paaralan, gobyerno, at pribadong korporasyon. Halimbawa, ang mga kalihim sa mga paaralan ay kadalasang responsable para sa karamihan ng mga komunikasyon sa mga magulang, mag-aaral, komunidad, guro, at mga administrador ng paaralan. Nag-iskedyul sila ng mga appointment, tumatanggap ng mga bisita, at sinusubaybayan ang mga rekord ng mag-aaral.

Mga kasanayan sa paggawa ng desisyon. Kadalasang inuuna ng mga sekretarya at administratibong katulong ang mga gawain at gumagawa ng mga desisyon sa ngalan ng kanilang mga tagapag-empleyo, kaya mahalaga ang mabuting paghuhusga.

Mga kasanayan sa interpersonal. Nakikipag-ugnayan ang mga secretary at administrative assistant sa mga kliyente, customer, o staff. Dapat silang makipag-usap nang epektibo at maging magalang kapag nakikipag-ugnayan sa iba.

Mga kasanayan sa organisasyon. Ang mga kalihim at katulong na pang-administratibo ay nagpapanatili ng mga file, folder, at mga iskedyul sa pagkakasunud-sunod upang ang isang opisina ay tumatakbo nang mahusay.

Kasanayan sa pagsulat. Nagsusulat ng mga memo at email ang mga sekretarya at administrative assistant kapag nakikipag-ugnayan sa mga manager, empleyado, at customer. Samakatuwid, dapat silang magkaroon ng mahusay na grammar, tiyakin ang katumpakan, at mapanatili ang isang propesyonal na tono.

• Mga kalihim at administrative assistant, maliban sa legal, medikal, at executive    
• Mga kalihim ng medikal at katulong na pang-administratibo    
• Mga executive secretary at executive administrative assistant    
• Mga ligal na kalihim at katulong na pang-administratibo